BPMN là gì? Hướng dẫn chi tiết về mô hình hóa quy trình kinh doanh

## I. Giới thiệu về BPMN
### 1.	BPMN là gì?
BPMN là viết tắt của **Business Process Model and Notation**
Thật ra tên của nó cũng chính là định nghĩa:
-	Business Process Model là mô tả quy trình kinh doanh
-	Notation là ký hiệu
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-11.png)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-01.png "Hình 1")
> Hình 1: Ký hiệu BPMN

**-> **Business Process Model and Notation là từ các ký hiệu tạo ra 1 tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh nhằm tối ưu hóa quy trình 1 cách dễ dàng
Xem 1 ví dụ về 1 quy trình BPMN nhé:
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-10.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-10.jpg "Hình 2")
> Hình 2: Quy trình được vẽ từ BPMN

##2.	Tại sao BPMN quan trọng trong quản lý quy trình nghiệp vụ?
Nếu bạn là 1 BA (Business Analyst) thì BPMN là 1 phần không thể thiếu trong công việc của bạn, bởi vì:
-	**Dễ hiểu, dễ sử dụng**: Mỗi người/mỗi bộ phận trong công ty sẽ có cách hiểu yêu cầu khách hàng 1 cách khách nhau, nên cần phải có 1 quy định để tất cả đối tượng đều hiểu chung 1 ý nghĩa -> BPMN trực quan, giúp cả người không chuyên về kỹ thuật cũng có thể hiểu và phân tích quy trình.
-	**Chuẩn hóa quy trình**: Giúp tổ chức xây dựng các quy trình đồng nhất, tránh nhầm lẫn và cải thiện hiệu suất làm việc.
-	**Tăng cường giao tiếp**: BPMN tạo ra một ngôn ngữ chung giữa các bộ phận, giúp các nhóm trong doanh nghiệp phối hợp hiệu quả hơn.
- **Hỗ trợ tự động hóa**: BPMN có thể tích hợp với các công cụ BPM (Business Process Management) và hệ thống tự động hóa để tối ưu hóa quy trình.

##3.	Ai nên sử dụng BPMN?
- **Business Analyst (BA**): Đây là đối tượng có thể nói bắt buộc phải hiểu, biết sử dụng, biết vận dụng BPMN 1 cách tối ưu nhất bởi vì
	- Từ một yêu cầu không đầu không đuôi (Không rõ input – output) của khách hàng, thông thường yêu cầu của khách hàng sẽ viết bằng chữ là lên tới 4-5 trang -> Dẫn đến các bộ phận khác đọc không hiểu hoặc mỗi người hiểu 1 ý. Nhiệm vụ của BA là từ yêu cầu khách hàng phải vẽ lại quy trình sau đó phân tích, thiết kế và tối ưu quy trình kinh doanh -> Sao cho tất cả đối tượng xem quy trình đều hiểu cùng 1 ý nghĩa
- **Đội phát triển (Bao gồm DEV, QC,..)**: Đối tượng này bắt buộc phải hiểu được BPMN
	- Từ quy trình BPMN do BA phân tích, đội phát triển phải đọc được các kí hiệu BPMN sau đó có thể góp ý để triển khai giải pháp phần mềm phù hợp với quy trình kinh doanh.
- **Đội vận hành (Bao gồm PE, Chăm sóc khách hàng,..)**:  Tương tự đối tượng trên, Đối tượng bắt buộc phải hiểu được BPMN
	- Sau khi BA phân tích, đội phát triển thực hiện: Đội vận hành phải hiểu được luồng chức năng để triển khai chức năng cho khách hàng và các dự án tương đương
- Ngoài ra các đối tượng như **Quản lý doanh nghiệp, kinh doanh, đối tác liên quan** cũng nên hiểu BPMN để rõ hơn về quy trình làm việc của tổ chức để đưa ra quyết định chiến lược

##4.Phân biệt giữa BPMN và UML
|  Tiêu chí | BPMN  |UML  |
| ------------ | ------------ | ------------ |
|  **Mục đích** | Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ khách hàng  |Mô hình hóa hệ thống phần mềm|
| **Phạm vi áp dụng**  | Quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh  |Phân tích, thiết kế, phát triển phần mềm|
| **Cách biểu diễn**  | Sử dụng sơ đồ quy trình với các thành phần như sự kiện, hoạt động, cổng (Gateway), kết nối  |Gồm nhiều loại sơ đồ: Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, State Diagram, v.v.|
| **Tính trực quan**  | Đơn giản, dễ hiểu với người dùng không chuyên về kỹ thuật  |Phức tạp hơn, yêu cầu kiến thức về phần mềm|
**Tóm lại:** 
- BPMN dành cho quy trình nghiệp vụ khách hàng
- UML dành cho mô hình hóa hệ thống phần mềm

#II.Các thành phần chính trong BPMN
##1.Pool/Lane
Thành phần này thông thường gọi là Swim lane 
Trong BPMN, **Pool** (Bể chứa) và **Lane** (Làn quy trình) được sử dụng để tổ chức và phân tách các vai trò hoặc bộ phận trong một quy trình nghiệp vụ
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-01.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-01.jpg "Hình 3")
> Hình 3: Mô tả về Swim lane

*Ví dụ:*
Giả sử một công ty có quy trình phê duyệt hợp đồng, pool "Công ty A" có thể chia thành:
- Làn 1: Bộ phận Bán hàng (Chuẩn bị hợp đồng)
- Làn 2: Bộ phận Pháp lý (Kiểm tra điều khoản)
- Làn 3: Giám đốc (Phê duyệt cuối cùng)
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-02.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-02.jpg "Hình 4")
> Hình 4: Swim lane trong BPMN

**Lưu ý:** Swimlane có thể được thể hiện dưới dạng chiều ngang hoặc chiều dọc tùy thuộc vào người vẽ thể hiện quy trình dưới dạng nào
##2.Flow Objects (Đối tượng luồng)
###Event (Sự kiện) 
- Event (Sự kiện) : Đại diện cho các điểm khởi đầu, trung gian hoặc kết thúc của quy trình. Gồm 3 loại chính:
	- **Start Event (Sự kiện bắt đầu)** : Đánh dấu điểm khởi đầu của quy trình.
	- **Intermediate Event (Sự kiện trung gian)**: Xảy ra trong quá trình thực hiện, có thể là sự kiện nhận/gửi tin nhắn hoặc thời gian chờ.
	- **End Event (Sự kiện kết thúc)**: Đánh dấu điểm kết thúc của quy trình.
- Và event có rất nhiều loại, chúng ta có thể xem ở dưới hình:
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-09.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-09.jpg "Hình 5")
> Hình 5: Các loại Events
- Nhưng thông thường mình sẽ sử dụng chủ yếu 3 loại: none, Message và Timer

###Activity (Hoạt động)
- **Activity (Hoạt động)**: Đại diện cho một công việc hoặc tác vụ cần thực hiện. Có hai loại phổ biến:
	- **Task (Tác vụ)**: Một công việc đơn lẻ, không thể chia nhỏ hơn.
	- **Sub-Process (Quy trình con)**: Nhóm nhiều tác vụ lại với nhau, có thể mở rộng để xem chi tiết
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-03.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-03.jpg "Hình 6")
> Hình 6: 2 loại Activity phổ biến

Mở rộng hơn sẽ có phần Activity Marker và Task Type.
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-08.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-08.jpg "Hình 7")
> Hình 7: Activity Marker và Task Type
###Gateway (Cổng quyết định)

**Gateway (Cổng quyết định)**: Dùng để rẽ nhánh hoặc hợp nhất luồng quy trình dựa trên điều kiện nhất định. Một số loại phổ biến:
- **Exclusive Gateway (XOR - Hoặc)**: Chỉ chọn một nhánh duy nhất, không thể đồng thời chạy cả 2
	- Sử dụng kí hiệu hình thoi gạch chéo bên trong
	- *Ví dụ*: Khách hàng đến ngân hàng vay tiền chỉ xảy ra 1 trong 2 đồng ý hoặc không
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-04.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-04.jpg "Hình 8")
> Hình 8: Ví dụ minh họa Exclusive Gateway

- **Parallel Gateway (AND - Song song)**: Thực hiện tất cả các nhánh đồng thời, có thể chạy nhiều nhánh
	- Sử dụng hình thoi, dấu cộng bên trong
	- *Ví dụ*: Cửa hàng có khuyến mãi đi kèm hóa đơn
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-06.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-06.jpg "Hình 9")
> Hình 9: Ví dụ minh họa Parallel Gateway

- **Inclusive Gateway (OR - Bao gồm)**: Có thể chọn một hoặc nhiều nhánh tùy điều kiện, các nhánh phải đều phải hoàn thành mới có thể tiếp tục chạy
	- Sử dụng hình thoi, hình tròn bên trong
	- *Ví dụ*: Cửa hàng nhận được đơn hàng phải đồng thời xử lý chuẩn bị đơn hàng và xử lý hóa đơn
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-05.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-05.jpg "Hình 10")
> Hình 10: Ví dụ minh họa Inclusive Gateway

##3. Connecting Objects (Đối tượng kết nối)
Giúp kết nối các thành phần trong quy trình, thể hiện sự tương tác và luồng công việc:

- **Sequence Flow (Luồng tuần tự)** : Thể hiện thứ tự thực hiện các hoạt động trong quy trình.
- **Message Flow (Luồng tin nhắn)** : Dùng để biểu diễn giao tiếp giữa các thực thể khác nhau, chẳng hạn giữa hai phòng ban.
- **Conditional Flow (Luồng có điều kiện)** là một loại Sequence Flow nhưng chỉ được thực hiện khi một điều kiện cụ thể được đáp ứng.
- **Default Flow (Luồng mặc định)** là một loại Sequence Flow được sử dụng khi không có điều kiện nào khác thỏa mãn
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-07.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-07.jpg "Hình 11")
> Hình 11: Các đối tượng kết nối

##4. Artifacts (Tạo tác hỗ trợ)
Là các thành phần bổ sung giúp làm rõ thông tin trong quy trình:

- **Data Object (Đối tượng dữ liệu)**: Biểu thị dữ liệu được tạo, sử dụng hoặc lưu trữ trong quy trình.
- **Group (Nhóm)**: Gom nhóm nhiều thành phần BPMN lại với nhau để tổ chức hoặc chú thích.
- **Annotation (Chú thích)**: Dùng để thêm ghi chú hoặc giải thích về một phần của sơ đồ.
##Hãy cùng xem một quy trình BPMN hoàn chỉnh nhé
[![](https://tobyblog.click/user/images/img/24-10.jpg)](https://tobyblog.click/user/images/img/24-10.jpg "Hình 12")
> Hình 12: Quy trình BPMN theo nghiệp vụ

*Nguồn tham khảo: https://thinhnotes.com/*

BPMN là gì? Hướng dẫn chi tiết về mô hình hóa quy trình kinh doanh

Ngọc Ánh

Latest Posts

Upcasting và Downcasting: Hướng dẫn từ A đến Z cho lập trình viên Java

GitHub Copilot là gì? Khám phá các tính năng nổi bật của GitHub Copilot trong lập trình

Switch-Case Trong Java: Cách Viết Code Gọn Hơn Với yield